Komputer Akuntansi dengan Microsoft Excel [Complete] Untuk Mahasiswa, SMK dan Umum

Bab 1

Sekilas Microsoft Excel

Microsoft Excel adalah salah satu program pengolahan angka / spreadsheet yang dikeluarkan oleh Microsoft Corporation. Dalam buku ini penulis menggunakan Microsoft Excel 2010.

1.      Membuat Buku Kerja

  Umumnya ada dua cara untuk memulai menggunakan program aplikasi Microsoft Excel, yaitu:

                A.Cara Pertama

·         Klik Start kemudian pilih All Progam.

·         Pilih Microsoft Office, dan klik Microsoft Office Excel 2010.

Gambar 1.1 Memulai Excel Cara Pertama

B.      Cara Kedua

                Cara lain yang lebih cepat adalah melalui menu Shortcut Bar (X) yang telah terletak di desktop, dengan menu ini program Excel dipanggil dengan mengklik-ganda langsung icon Microsoft Excel yang digambarkan dalam huruf X. Cara ini lebih praktis dibandingkan cara pertama.

    Gambar 1.2 Memulai Excel Cara Kedua

2.      Mengenal Elemen Dasar Microsoft Excel

Unsur – unsur utama layar Microsoft Excel 2010 adalah :

A.     Title Bar

      Menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja (worksheet) yang aktif. Misalnya : Laporan Keuangan Bulan Juni 2011- Microsoft Excel.

Title Bar

Office Button

`                               Gambar 1.2 Title Bar dan Office Button

B.     Tab File

Berisi perintah untuk mengoperasikan program yang berhubungan dengan file/ dokumen antara lain, yaitu:

·         Save: menyimpan file.

·         Save As: menyimpan file dengan format lain.

·         Open: membuka file yang sudah pernah disimpan sebelumnya.

·         Close: menutup file yang sedang aktif tanpa menutup program Ms. Excel.

·         Info: menampilkan segala informasi mengenai file dokumen yang sedang aktif dan untuk membuat password.

·         Recent: menampilkan file-file dokumen yang pernah dibuka terakhir kali berikut dengan lokasi penyimpanannya.

·         New: membuka lembar kerja baru atau template-template lain.

·         Print: mencetak file.

·         Save & Send: menyimoan serta mengirim dokumen dengan memanfaatkan fasilitas internet.

·         Options: untuk mengatur tatanan dokumen Ms. Excel- mu.

·         Exit: keluar dari Ms. Excel.

C.     Home

Home berisi perintah berupa toolbar untuk mengoperasikan program yang berhubungan dengan teks / angka pada worksheet  yaitu:

·         Font: mengubah jenis huruf dan angka.

·         Font Size: mengubah ukuran huruf dan angka.

·         Increase Font Size: membesarkan ukuran huruf dan angka.

·         Decrease Font Size: memperkecil ukuran huruf dan angka.

·         Top Align: mengatur letak data agar berada di atas sel.

·         Middle Align: mengatur letak data agar berada di bawah sel.

·         Orientation: mengubah posisi data menjadi vertikal atau horizontal.

·         Wrap: mengatur agar data dalam sel ditampilkan lebih dari satu baris.

·         General: memformat sel.

·         Bold: menembalkan data.

·         Italic: memiringkan data.

·         Underline: memberi garis bawah.

·         Border: memberi garis batas pada sel.

·         Fill Color: memberi warna pada sel.

·         Font Color: memberi warna pada data.

·         Align Left: mengatur data rata kiri.

·         Center: mengatur data di tengah sel.

·         Align Right: mengatur data rata kanan.

·         Increase Indent: menambah indent ke kanan.

·         Decrease Indent: mengurangi indent ke kiri.

·         Merger dan Center: menggabungkan dua atau lebih sel menjadi satu dan ditengahkan.

·         Account Number Format: memformat sel dalam mata uang tertentu.

·         Percent Style: memformat sel dalam mata %

·         Comma Style: memformat sel dalam mata desimal.

·         Increase Decimal: menambah desimal.

·         Decrease Decimal: mengurangi desimal.

·         Insert: menambah sel, baris, kolom, dan sheet.

·         Delete: menghapus sel,baris, kolom, dan sheet.

·         Format: memformat tinggi atau lebar sel; penampakan baris, kolom, dan sheet; mengganti nama sheet; memformat sel.

·         Auto Sum: menjumlahkan.

·         Sort & Filter: mengubah data.

·         Find & select: mencari data, mengganti data.

Gambar 1.4 Home

D.     Insert

Berisi perintah untuk menyisipkan/ menambahkan Table, Picture, ClipArt, Shapes, SmartArt, Grafik/ Chart, Hyperlink, Text Box, Header & Footer, WordArt, Object, dan Symbol.

                                                                           Gambar 1.5 Insert

E.     Page Layout

Berisi perintah untuk memebuat berbagi layout  seperti margin, orientation ( portrait dan landscape),

Ukuran kertas, print area,pindah halaman,dan cetak judul berulang.

Gambar 1.6 Page Layout

F.     Formula

    Berisi perintah untuk memasukan berbagai macam function seperti AutoSum, Finance, Logical, Text, Date & Time, Lookup & Reference, Math & Trig, dan funcition lainnya ( Statistic, Engineering, Information).

Gambar 1.7 Formulas

G.    Data

    Berisi perintah untuk menambahkan data dari acces, web, text, dan sumber lain, serta perintah melakukan sorting.

Gambar 1.8 Data

H.     Review

     Berisi perintah untuk mencari/mengganti data, perintah untuk memberi keterangan pada sel tertentu, dan perintah untuk mengubah proteksi sheet/worbook.

Gambar 1.9 Review

I.        View

     Berisi perintah untuk mengubah tampilan worksheet, perintah untuk menampilkan gridlinesl formula bar headings, perintah untuk memperbesar tamilan worksheet, perintah untuk memanipulasi tampilan jendela worksheet.

Gambar 1.10 View

J.      Add-Ins

       Berisi perintah untuk mengupload atau mendownload dat yang di luar Excel, contoh mengambil gambar, foto dan lain-lain.

Gambar 1.11 Add-Ins

K.     Formula Bar

         Tempat untuk menuliskan rumus formula, tapi harus diingat bahwa penulis rumus formula bukan berupa angka melainkan alamat cell / cell addersnya. Setiap kali menuliskan formula yang diperlukan harus diawali dengan tanda sama dengan (=).

Gambar 1.12 Formula Bar

L.     Scroll Box

       Scroll box terdiri atas scroll box vertikal dan horizontal. Scroll box berbentuk ◄, ► , ▲,▼kotak memanjang dan berfungsi menggerakkan layar. Scorll Box akan muncul pada setiap tampilan windows jika apa yang akan ditampilkan pada monitor tidak nampak seluruhnya.

Gambar 1.13 Scroll Box

M.    Status Bar

    Status bar memuat informasi tentang kejadian di dalam lembar kerja atau status lemabr kerja, yang ditampilkan pada bagian bawah, misalnya Ready, Edit, Enter. Jika status bar tidak pada posisi Ready berarti perintah yang kamu lakukan belum selesai. Perintah ini harus kamu lakukan selesaikan terlebih dahulu.

Gambar 1.14. Status Bar

N.     Penunjuk Mouse

	Digunakan untuk mengklik intruksi-intruksi pada menu bar, toolbar,scroll box, maupun taks bar, serta digunakan untuk memindah isi sel.
	Digunakan untuk melebarkan kolom. Bentuk ini akan muncul jika pointer dibawa ke perbatasan kolom. Jika ingin melebarkan kolom secara otomatis maka lakukan klik ganda pada perbatasan kolom.
	Digunakan untuk melebarkan baris. Bentuk ini akan muncul jika pointer dibawa ke perbatasan garis. Komputer akan secara otomatis melebarkan baris jika huruf yang kita tulis diperbesar.
	Digunakan untuk pindah sel aktif dan untuk memblok sel.
+	Digunakan untuk meng-copy isi sel. Bentuk ini akan muncul jika pointer dibawa ke pojok kanan bawah sel atau range.

O.    Shortcut Menu

Gambar 1.15 Shortcut Menu

                                 Shortcut menu adalah menu yang dimunculkan dengan melakukan klik kanan.

P.     Book

       Book adalah kumpulan sheet. Jumlah sheet pada suatu book umumnya terdiri atas tiga sheet yaitu, sheet1, sheet2, dan sheet3. Tulisan sheet dapat dilihat pada bagian kiri bawah. Jumlah sheet ini dapat kmu tambah atau kamu kurangi.

Gambar 1.16 Book

   Kamu juga dapat menambah book deangan langkah-langkah sebagai berikut:

·         Klik file pada menu bar.

·         Pilih dan klik New.

·         Terakhir pilih Blank Workbook.

Gambar 1.17 Menambah Book

Q.    Sheet

        Sheet (worksheet) adalah sarana untuk melakuakn pekerjaan memproses angaka pada Excel. Sheet terdiri atas kolom dan baris. Kolom diberi kode huruf sedang baris diberi kode angka. Satu sheet terdiri atas 16.384 kolom, 1.048.576 baris. Perpotongan antara kolom dan baris worksheet disebut sel. Dalam satu sheet terdapat (256 × 1.048.576) sel. Sel diberi nama berdasarkan perpotongan kolom dan barisnya, misalnya Al, AF30, ABA150.

Gambar 1.18 Sheet

R.     Sel

      Pada saat pertama kamu memanggil Excel, sel yang pertama aktif adalah sel Al. Pada gambar di atas, terlihat bahwa pointer berada pada perpotongan kolom A dan baris I

sedang pada formula bar terlihat tulisan AI. Untuk mengaktifkan sel lain atau untuk pindah sel aktif dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

·         Menekan ombol cursor movement ( panah): ←,→,↑,↓

·         Mengklik mouse di sel yang dituju, pada saat muncul tanda olus besar.

·         Menekan tombol Tab atau Shift+Tab.

·         Menekan tombol fungsi F5, lalu isikan sel yang akan diaktifkan/dituju kemudian tekan Enter.

        Sel yang aktif dapat diisi dengan teks, angka, tanggal (date), jam (time), atau formula. Sebaiknya sebelum mengisikan tanggal dan jam, kamu memformat sel yang bersangkutan terlebih dahulu dengan format date dan time. Formula adalah hasil pengolahan isi sel yang dapatberupa rumus atau fungsi.

Gambar 1.19 Sel

S.     Range

      Range adalah sekelompok sel  (dua atau lebih) yang letaknya saling berurutan. Range ditulis dengan menyebutkan nama sel paling awal diikuti sel terakhir, misalnya range AI:A3 terdiri atas sel AI,A2 Dan A3 (lihat gambar dibawah ini). Penulisan range pada formula sebaiknya menggunakan cara diblok, yaitu klik tekan dan tekan mouse, lalu digeser.

Gambar 1.20 Range

3.      Menyimpan Buku Kerja

Setelah buku kerja selesai dibuat kamu bisa menyimpannya sekaligus memberi nama sesuai keinginanmu, dengan langkah-langkah sebagai berikut:

·         Pilih menu File > Save As, dan kemudian akan muncul kotak dialog Save As.

·         Apabila file ingin kamu simpan di lokasi lain, kotak Save In, kemudian pilih dan klik drive atau folder yang ingin kamu gunakan untuk menyimpan.

·         Pada kotak File Name, ketiklah nama file yang akan kamu simpan, misalnya Laporan Keuangan Bulan Juli 2015, kemudian tekan Enter atau Save untuk menyimpannya.

·         Maka file kamu akan disimpan ke drive atau folder yang dipilih tadi sesuai dengan nama yang kamu berikan.

Gambar 1.21 Menyimpan Buku Kerja

4.      Membuka Buku Kerja

      Untuk membuka kembali buku kerja yang telah tersimpan, dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

·         Pilih menu File.

·         Klik Open atau Ctrl+O, dan kemudian akan muncul kotak dialog Open.

·         Apabila file yang akan dibuka tidak berada pada direktori yang berlaku, pilihlah drive dan direktori tempat file tersebut disimpan.

·         Pilih dan klik File yang akan dibuka.

·         Tekan Enter atau klik tombol Open.

Gambar 1.22 Membuka Buku Kerja

5.      Mengganti Nama Lembar Kerja

           Lembar kerja (sheet) pada buku kerja biasanya memiliki nama default.  Sheet 1, Sheet2, dan Sheet3. Kamu dapat mengganti nama lembar kerja tersebut sesuai dengan keinginanmu, dengan langkah-langkah sebagai berikut:

·         Pilih sheet yang ingin diganti namanya.

·         Klik kanan pada nama sheet.

·         Pada menu Pulldown.

·         Klik Rename.

·         Ketik sebuah nama baru sesuai dengan keinginanmu, misalnya Jurnal.

·         Tekan Enter.

Ketik sebuah nama baru sesuai keinginanmu

  

Gambar 1.23 Mengganti Nama Lembar (Sheet)

6.      Menambah Lembar Kerja

    Seperti telah disajikan sebelumnya lembar kerja default hanya terdiri sheet, namun kamu dapat menambahkan jumlah sheet terdiri sesuai keinginan dan kebutuhanmu, dengan langkah-langkah sebagai berikut:

·         Pilih sheet yang paling akhir.

·         Klik kanan pada nama sheet.

Gambar 1.24 Menambah Lembar Kerja (Sheet)

·         Pada menu Pulldown, pilih dan klik Insert.

·         Pada kotak dialog Insert pilih dan klik worksheet.

·         Kemudian klik tombol OK.

7.       Menghapus Lembar Kerja

      Lembar kerja yang sudah tidak digunakan dapat dihapus, dengan langkah-langkah sebagai berikut:

·         Pilih sheet yang akan dihapus.

·         Klik kanan pada nama sheet.

·         Pada menu Pulldown, pilih dan klik Delete.

                                                                                                     Gambar 1.25 Menghapus Lembar Kerja (sheet)

8.       Memindah atau Meng-copy Lembar Kerja

    Jika kamu ingin memindah atau meng-copy lembar kerja dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

·         Pilih sheet yang akan dipindah atau dicopy.

·         Klik kanan pada nama sheet.

·         Pada menu Puldown, pilih dan klik Move or Copy.

·         Tentukan lokasi tujuan sheet yang akan dipindah atau dicopy.

·         Bisa juga memindah posisi sheet dengan cara drag atau mengklik kiri pada mouse, kemudian menyeret sheet ke posisi atau urutan yang diinginkan.

·         Untuk meng-copy sheet, beri checklist pada Create a copy, kemudian klik OK.

 

Gambar 1.26 Memindah Atau Meng-copy Lembar Kerja (Sheet)

9.       Tombol dan Perintah untuk Bernavigasi di dalam Lembar Kerja

	Pindah satu sel ke kiri, kanan, attas, atau bawah
Enter	Pindah satu sel ke bawah
Tab	Pindah satu sel ke kanan
Home	Pindah ke sel A pada posisi baris yang aktif
Ctrl+Home	Pindah ke sel A pada lembar kerja yang aktif
Ctrl+End	Pindah ke posisi sel terakhir sel terakhir yang sedang digunakan
Pg Up	Pindah satu layar ke atas
Pg Dn	Pindah satu layar ke bawah
Alt+Pg Up	Pindah satu layar ke kiri
Alt+Pg Ud	Pindah satu layar ke kanan
Ctrl+Pg Up	Pindah satu sheet ke kiri
Ctrl+Pg Dn	Pindah satu sheet ke kanan

10.    Mengakhiri Program Excel/ Menutup buku kerja

 Ada dua cara untuk mengakhiri penggunaan program aplikasi Microsoft Excel:

A.       Cara Pertama

·         Dilakukan dengan mengklik icon control   yang terdapat pada pojok kanan yang paling atas.

·         Jika muncul pertanyaan Yes/No/Cancel jawablah dengan mengklik Yes.

Gambar 1.27 Mengakhiri Excel Cara Pertama

B.       Cara Kedua

·         Klik Menu File.

·         Kemudian klik Exit.

         

























Jika muncul pertanyaan Yes/No/Cancel jawablah dengan mengklik yes.

Gambar 1.28 Mengakhiri Excel Cara Kedua

Untuk lebih jelasnya silahkan download Modul Komputer Akuntansi dengan Microsoft Excel disini

atau disini (ketik dan tempel di browser Anda) untuk file utamanya https://files.acrobat.com/a/preview/0032a58d-035f-4fa1-837b-ba24cab8d4de

Semoga Bermanfaat.